Miesiąc: wrzesień 2020

ZAPYTANIE OFERTOWE
dot. wynajmu sali konferencyjnej i usługi gastronomicznej
na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich
dla 100 osób w dniu 15.10.2020

1. Zamawiający
Województwo Wielkopolskie z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu
Departament Gospodarki
al. Niepodległości 34
61-714 Poznań

Osoba do kontaktu:
(w godz. 7:00 – 15:00)
Anna Maciołek
tel. 61 626 62 62
adres e-mail: anna.maciolek@umww.pl

2. Postanowienia ogólne
2.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści Zapytania Ofertowego do upływu terminu składania ofert. Dokonywane zmiany są wiążące dla wszystkich Oferentów.
2.2. Wszelka dokumentacja w zakresie niniejszego postępowania będzie przekazywana przez Zamawiającego i Oferentów drogą elektroniczną.
2.3. Postępowanie oznaczone jest znakiem sprawy: DRG-III-IG.813.17.2020 i Oferenci winni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na wyżej podane oznaczenie sprawy.
2.4. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
2.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.

3. Opis przedmiotu zamówienia
3.1 najem sali konferencyjnej na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich dla 100 osób w dniu 15.10.2020 r. w godzinach 7:00-16:00; z zachowaniem obowiązujących rządowych wytycznych
w związku z wirusem SARS-CoV-2.
3.2 obiekt nieposiadający barier architektonicznych ograniczających widoczność, posiadający dobrą akustykę, dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych (np. podjazd, winda itp.).
3.3 w cenie najmu zapewnione: obsługa techniczna sali, ogrzewanie/klimatyzacja, oświetlenie, szatnia z obsługą, WC z obsługą, bieżące sprzątanie zgodnie z wymogami obowiązującego reżimu sanitarnego, mównica oraz stół z krzesłami dla prelegentów na 5 osób, flagi Polski i USA, dekoracje kwiatowe: 1 bukiet na stole prelegentów, 1 bukiet przy mównicy; właściwe oznakowania przed salą i na trasie do sali, w celu ułatwienia dotarcia uczestników na spotkanie, 200 szt. maseczek ochronnych jednorazowych i 200 par rękawiczek jednorazowych, dostęp do Internetu, bezpłatny parking dla uczestników.
3.4 ustawienie w sali konferencyjnej – pojedyncze krzesła z zachowaniem odległości zgodnie z obowiązującymi wytycznymi sanitarnymi.
3.5 zapewnienie: komputera lub laptopa, rzutnika multimedialnego, ekranu do prezentacji multimedialnych, nagłośnienia, zabezpieczonych sanitarnie mikrofonów bezprzewodowych, wskaźnika laserowego, flipcharta z flamastrami oraz obsługi sprzętu IT, AV i nagłośnienia;
3.6 zapewnienie wydzielonego miejsca na recepcję oraz na usługę gastronomiczną dla uczestników
z zachowaniem obowiązujących rządowych wytycznych w związku z wirusem SARS-CoV-2;
3.7 usługa gastronomiczna dla 100 osób z obsługą kelnerską: przerwa kawowa max. 1h (kawa, herbata, cukier, mleko, mleko bez laktozy, mleko roślinne, cytryna świeża, woda niegazowana w dzbanku, sok 100% pomarańczowy, sok 100 % jabłkowy – ilość bez ograniczeń; przekąski na zimno: mini-wypieki (np. tartaletki, babeczki): 3 rodzaje na słodko i 3 rodzaje na wytrawnie (1 porcja/ ok. 80 g, po 4 porcje na osobę, proporcja: 25% słodkich i 75% wytrawnych) oraz przygotowanie i wydanie indywidualnych pakietów lunchowych w papierowych torbach (lunchbox) składające się z: 2 rodzajów wypieków wytrawnych na zimno
(2 porcje na osobę, ok. 150 g każda porcja) oraz 1 rodzaju ciasta na osobę, (ok. 70 g porcja).
60 lunchboxów w wersji mięsnej i 40 lunchboxów w wersji wegetariańskiej. Dodatkowo do wyboru:
1 woda gazowana/niegazowana butelkowana 0,5 l na osobę lub sok 100% pomarańczowy/jabłkowy 0,3 l na osobę. Ponadto w miejscu serwowania posiłku zapewnienie: serwetek, opakowań i sztućców jednorazowych ekologicznych oraz stolików koktajlowych w odpowiedniej ilości w stosunku do obowiązujących wytycznych sanitarnych).

4. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty:
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełnia wymogi określone w opisie przedmiotu zamówienia i jest najkorzystniejsza cenowo wg kryterium 100 % ceny brutto.

5. Sposób przygotowania i wysłania oferty
5.1 Wykonawca zainteresowany realizacją zlecenia złoży ofertę w formie elektronicznej na adres mailowy coie@umww.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 21 września 2020 roku zawierającą następujące elementy:
a. dane Oferenta: nazwę i dane teleadresowe, NIP;
b. dane osoby do kontaktu (imię i nazwisko, telefon, e-mail);
c. łączną cenę realizacji zamówienia netto i brutto wyrażoną w PLN (tj. z podatkiem VAT,
wg obowiązującej stawki tego podatku), z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku;
d. oświadczenie dot. zgody na przetwarzanie danych osobowych Oferenta oraz osoby do kontaktu w celu przeprowadzenia zapytania ofertowego, tj. procedury wyboru najkorzystniejszej oferty, zgodnie
z treścią klauzuli informacyjnej w pkt 6 niniejszego dokumentu, w tym z informacją zapoznaniu się
z klauzulą informacyjną oraz celami i sposobami przetwarzania danych osobowych oraz prawie dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
e. oświadczenie dot. wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których Oferent bezpośrednio lub pośrednio pozyskał dane osobowe i przekazał Zamawiającemu w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu ¹.

5.2 Oferta zostanie sporządzona w języku polskim.
5.3 Cena oferty musi obejmować pełny zakres wykonania przedmiotu niniejszego zamówienia.
5.4 UWAGA: Niespełnienie powyższych wymagań przez Oferenta powoduje dyskwalifikację oferty ze względów formalnych i zaprzestanie jej rozpatrywania.

6. Informacja ogólna dla właścicieli danych osobowych
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przekazanych Zamawiającemu przez Oferentów (Wykonawców) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”,
Zamawiający informuje, że:

6.1. Administratorem danych osobowych jest Marszałek Województwa z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, przy al. Niepodległości 34, 61-714 Poznań.
6.2. Dane osobowe przetwarzane będą w związku z realizacją obowiązku prawnego ciążącego
na administratorze tj. w celu przeprowadzenia procedury wyboru najkorzystniejszej oferty, zawarcia
i wykonania umowy oraz archiwizacji.
6.3. Dane osobowe przetwarzane są w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym – w związku z art. 11, ust. 2, punkty 1 i 6 Ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (tekst jednolity Dz.U. z 2019 r., poz. 512, ze zmianami).
6.4. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych: Departament Organizacyjny i Kadr, Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, al. Niepodległości 34, 61-714 Poznań, e-mail: inspektor.ochrony@umww.pl.
6.5. Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną.
6.6. Podanie danych osobowych jest konieczne dla prawidłowości złożenia oferty, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości udziału w procedurze wyboru najkorzystniejszej oferty.
6.7. Oferentowi przysługuje prawo do dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
6.8. Oferentowi przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w związku z Państwa sytuacją szczególną w przypadku o którym mowa w pkt. 6.3.
6.9. Oferentowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
6.10. Dane osobowe będą ujawniane następującym odbiorcom danych: podmiotom kontrolującym UMWW.
6.11. Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu podjęcia jakiejkolwiek decyzji.
6.12. W przypadku, gdy Oferent przekazuje w ofercie dane osobowe inne niż bezpośrednio jego dotyczące, to ciąży na mim obowiązek dot. wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO wobec tych osób fizycznych, od których dane osobowe zostały bezpośrednio
lub pośrednio pozyskane i przekazane Zamawiającemu w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

¹ Oferent nie składa tego oświadczenia w przypadku, gdy nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO.

Data publikacji: 17 września 2020 r.

Zapytanie ofertowe-najem sali i usługa gastronomiczna na MTP_15102020